در این مقاله به ۱۵ نکته کاربردی مدیریت زمان که به شما برای شروع کمک خواهد کرد اشاره خواهم کرد.
هر چیزی را یادداشت کنید.
یکی از اشتباهات رایج در زمینه مدیریت زمان تلاش برای بخاطر سپردن جزییات کامل یک موضوع و استفاده از حافظه تان برای نگهداری تمام این جزییات می باشد. استفاده از لیست و نوشتن کارها بر روی کاغذ روشی عالی برای تحت کنترل در آوردن پروژه ها و وظایف است و اینکه خود را سازمان یافته نگه دارید.
لیست کارهایتان را اولویت بندی کنید.
اولویت بندی کارهای روزانه به شما برای داشتن تمرکز بیشتر و صرف زمان بیشتر برای انجام کارهایی که واقعا از اهمیت بیشتری برحوردارند کمک خواهد کرد. با استفاده از روش سیستم اولویت بندی الفبا وظایف را در طبقات مختلف ارزیابی و سپس دسته بندی کنید.
برای هفته پیش رو برنامه ریزی کنید.
در ابتدای هر هفته زمانی را صرف برنامه ریزی هفته پیش رو کنید. صرف زمان بیشتر برای برنامه ریزی به افزایش بهره وری همچنین به توازن در انجام پروژه های مهم بلند مدت با وظایف ضروری بیشتر کمک خواهد کرد. تمام چیزی که به آن نیاز دارید صرف ۱۵ تا ۳۰ دقیقه زمان در هفته برای یک جلسه برنامه ریزی می باشد.
همیشه یک دفترچه یادداشت همراه خود داشته باشید
همیشه ایده های ناب و درخشان زمانی به فکرتان خطور می کند که انتظارش را نداشتید با همراه داشتن یک دفترچه یادداشت کوچک هر جایی که هستید میتوانید افکارتان را ثبت و ضبط کنید. اگر برای نوشتن این افکار و ایده ها بیش از حد صبر کنید به احتمال زیاد به دست فراموشی سپرده خواهند شد. انتخاب دیگری که برای ثبت ایده و افکار دارید استفاده از ابزارهای دیجیتالی است که امروزه به وفور در اختیار اکثر افراد جامعه می باشد.
نه گفتن را یاد بگیرید و تمرین کنید
خیلی از افراد به این خاطر که بیش از حد متعهد هستند خود را در کوهی از کارها گرفتار می کنند. اینگونه افراد در موقعیتی که باید نه می گفتند پاسخ مثبت داده اند. یاد بگیرید به درخواستهای که از اهمیت کمتری برخوردارند نه بگویید تا برای کارهای مهم تری که دارای اهمیت بیشتری هستند زمان کافی داشته باشید.
قبل از دست به کار شدن حتما درباره موضوع فکر کنید
چند بار برای انجام دادن کاری جواب مثبت دادید که بعدا پشیمان شدید؟ قبل از اینکه خودتان را متعهد به انجام کار جدیدی کنید، چند لحظه توقف کنید و قبل از اینکه پاسخی داده باشید کمی فکر کنید. این کار شما را از گرفتار شدن بین وظایف بیشماری که زمان کافی برای انجام آن ندارید نجات خواهد داد.
به طور پیوسته برای بهتر شدن خود تلاش کنید
زمانی را برای یادگیری چیزهای جدید و پرورش استعدادهای ذاتی و تواناییها در برنامه ریزی خود در نظر بگیرید. به عنوان مثال شرکت در کلاس، برنامه های آموزشی و مطالعه کتاب. بهبود مستمر دانش و مهارت هایتان باعث افزایش قدرت تولید شما خواهد شد. و از شما فرد ارزشمندتری خواهد ساخت. همچنین میزان موفقیت در مسیر شغلی تان را نیز بالا خواهد برد و بهترین مسیر برای دستیابی به هدف استقلال مالی می باشد.
درباره کارهایی که با توقف آنها قادر به انجام فعالیت های منظم خود هستید فکر کنید
ایده بسیار خوبی است که به طور منظم زمان هایی را که صرف می کنید ارزیابی کنید. در بعضی موارد، بهترین کار توقف فعالیتی است که مدتهای مدیدی هیچ نتیجه ای برای شما نداشته بنابراین می توانید زمان بیشتری را صرف کارهای با ارزش تر کنید.
از یک سیستم مدیریت زمان استفاده کنید.
استفاده از سیستم مدیریت زمان به شما کمک خواهد کرد تا تمام کارهایی را که باید به انجام برسانید سازمان دهی و اولویت بندی کنید و برای تکمیل آنها برنامه ریزی کنید. یک سیستم جامع تمام شیوه های مدیریت زمان را کنار هم جمع خواهد کرد.
عادت های ناپسند را شناسایی کنید.
لیستی از عادت های ناپسندی که زمان با ارزش شما را به سرقت می برند، اهداف شما را نابود می کنند و مانع پیشرفت و رسیدن به موفقیت می شوند را تهیه کنید بعد از انجام این کار یکی از آنها را انتخاب کرده و با روشی معین برای حذف کردن آن از زندگی تان اقدام کنید. به یاد داشته باشید که راحت ترین راه برای از بین بردن عادت های ناپسند و حذف آن از زندگی جایگزین کردن آنها با عادت های خوب و پسندیده می باشد.
دست از انجام کار برای دیگران بردارید.
آیا شما هم جزء افرادی هستید که با ذهنیت قهرمان بودن دائم در حال انجام وظایف دیگران هستند؟ این کار زمانی را که در اختیار دارید پر خواهد کرد. در عوض بر روی اهداف و پروژه های خود تمرکز کنید، بیاموزید که چگونه به صورت موثر کارها را تفویض و به دیگران محول کنید، و به دیگران بیاموزید که چگونه کارهای خود را انجام دهند.
دفترچه اهداف خود را داشته باشید.
زمانی را برای تنظیم و ارزیابی اهداف خود در نظر بگیرید. دفترچه خود را با نوشتن اهداف و مراحل پیشرفت هر یک از آنها شروع کنید. حداقل هفته ای یک بار برای اطمینان از این موضوع که در مسیر تحقق اهداف خود هستید یا نه سری به دفترچه اهداف خود بزنید.
لطفا کمال گرا نباشید.
بعضی از کارها احتیاج به بهترین تلاش از سوی شما را ندارند. به عنوان مثال ارسال یک ایمیل کوتاه برای یکی از هم دانشگاهی هایتان نباید زمان زیادی از وقت شما را به خود اختصاص دهد. یاد بگیرید گه چگونه فعالیت هایی که استحقاق انجام گرفتن به بهترین نحو را دارند و وظایفی که تنها باید به انجام برسند را از هم تشخیص دهید.
از کارهایی که تمام وقت شما را پر می کنند اجتناب کنید.
وقتی لیستی از کارهای روزانه مملو از کارهای مهم و با اهمیت پیش روی شماست مراقب باشید که کارهایی که تمام وقت شما را پر می کنند شما را از انجام کارهای مهم غافل نکنند. کارهایی از قبیل مرتب کردن قفسه کتاب ها و بایگانی اوراق را می توانند تا زمان به انجام رساندن کارهای با اولویت بالاتر به تعویق بیاندازید.
از گرفتار شدن در دام کارایی اجتناب کنید
فردی موثر و کارآمد بودن لزوما به منزله سود بخش و مولد بودن نیست. از انجام دادن بسیار موثر کارهایی که به انجام رساندن آنها اهمیتی ندارند اجتناب کنید. تنها به این دلیل که شما مشغول هستید و کارها را به انجام می رسانید به این معنی نیست که در حقیقت کاری مهم و معنادار انجام می دهید.
درباره محمد رضا
دیدگاه شما