نکته شماره ۱ مدیریت زمان: برای هر کاری از قبل آماده شوید.
ابتدا به هنگام بعد از ظهر یا شب قبل فهرست کارهای روزی را که پیش رو دارید آماده کنید. بهترین تمرین برای شما این است که به عنوان آخرین کار قبل از خروج از محل کار و حرکت به سمت منزل کل روز بعد را برنامه ریزی کنید. وقتی شب قبل برای روز خود برنامه ریزی می کنید ضمیر ناخودآگاه تمام طول شب زمانی که شما خواب هستید بر روی این برنامه کار می کند. خیلی اوقات صبح زود با ایده ای ناب از خواب بیدار شده که در طول روز همان ایده را به کار خواهید بست.
یکی از مزیت های عمده آماده کردن لیست وظایف روزانه در شب قبل این است که این تمرین باعث خواهد شد تا خوابی بهتر و سالم تر داشته باشید. یکی از دلایل اصلی بی خوابی این مورد است که قبل از خواب سعی می کنید تا همه کارهایی را که باید روز بعد انجام دهید را فراموش نکنید. یک بار که تمامی کارهای مربوط به روز بعد را یادداشت کردید، ذهن شما آزاد شده و قادر خواهید بود تا خواب عمیقی را تجربه کنید. و این مورد کارایی شما را در تمام طول مدت روز کاری پیش رو افزایش خواهد داد.
نکته شماره ۲ مدیریت زمان: زمان خود را برنامه ریزی کنید.
برنامه ریزی کردن زمان استرس را کاهش داده و انرژی شما را رها می کند. اقدام شما برای استفاده از مهارت های سازمانی به منظور برنامه ریزی روزها، هفته ها و ماه ها احساسی بسیار عالی از تحت کنترل داشتن امور به شما خواهد داد و برای داشتن کارایی بیشتر در طول روز به شما کمک خواهد کرد. احساس خواهید کرد که مسئول زندگی خود هستید. در حقیقت عزت نفس شما را افزایش داده و احساس قدرت شخصی شما را نیز بهتر خواهد کرد.
نکته شماره ۳ مدیریت زمان: کارها را هر چه زودتر شروع کنید.
برای افزایش کارایی، روز خود را زودتر شروع کنید. هر چه زمان بیشتری را صرف تفکر و طرح ریزی کنید در تمامی حوزه های زندگی سازمان یافته تر خواهید بود. در زندگی نامه و شرح حال زنان و مردان موفق تمامی آنها در یک مورد مشترک هستند. تمامی افراد موفق مهارت های سازماندهی امور را به بهترین نحو پرورش داده اند و خود را عادت داده اند تا در زمانی معقول به رختخواب رفته و صبح ها زودتر از خواب بیدار شوند.
بیشتر افراد موفق صبح ها حدود ساعت ۵:۰۰ یا ۵:۳۰ از خواب بیدار می شوند. بنابراین وقت کافی برای تفکر و طرح ریزی برای روز آینده خواهند داشت. به عنوان نتیجه اینگونه افراد همیشه نسبت به کسانی که تا آخرین لحظه ممکن در رختخواب باقی می مانند از کارایی بیشتری برخوردارند.
دقایقی کوتاه قبل از شروع هر مسئولیتی که صرف تفکر می کنید ساعاتی طولانی در زمان اجرا را برای شما صرفه جویی خواهد کرد. وقتی صبح ها زودتر از خواب بیدار می شوید و برای روز خود از قبل برنامه ریزی کرده باشید تمایل به آرامش، هوشیاری و خلاقیت بیشتر در طول روز خواهید داشت.
نکته شماره ۴ مدیریت زمان: مهارت های سازماندهی امور
تصمیم بگیرید تا مهارت های سازماندهی امور و استفاده از یک سیستم بایگانی را در منزل و محل کار بهبود ببخشید. امروزه بیش از ۳۰ درصد ساعات کاری در جستجوی موضوعاتی سپری می شوند که در جایی غیر از جای اصلی خود قرار دارند. این موضوعات به این خاطر از بین رفته اند که به طرز درستی مرتب و بایگانی نشده اند. آیا این موارد برای شما آشنا به نظر نمی رسند؟ فعالیت هایی اندکی وجود دارند که وقت ارزشمند شما صرف جستجو برای اقلامی می کنند که به درستی در جای خود قرار داده نشدند به این خاطر که هیچ فکری برای یک سیستم بایگانی و بازیابی نشده است. برخی از فعالیت ها به این خاطر که هیچ فکری برای یک سیستم بایگانی و بازیابی نشده و به درستی در جای خود قرار ندارند وقت ارزشمند شما را هدر می دهند.
بهترین و ساده ترین سیستم بایگانی، سیستم الفبایی است. در ترکیب با یک سیستم بایگانی باید لیستی اصلی از تمام اقلامی که بایگانی کرده اید را در یک مکان داشته باشید. این لیست اصلی شامل عنوان هر یک از اقلام است و به شما محل هر یک از این اقلام را نشان خواهد داد.
نکته شماره ۵ مدیریت زمان: کارایی خود را به کمک زمان هوشیاری افزایش دهید.
زندگی خود را سازماندهی کنید بطوریکه کارهای خلاقانه ای را در طول زمان های هوشیاری درونی انجام دهید. زمان هوشیاری زمانی از روز، مطابق با ساعت فیزیولوژیک شماست زمانی که بسیار موثر، کارا و کاملا گوش به زنگ هستید. برای بیشتر افراد این زمان صبحگاه می باشد گرچه برای اشخاص دیگر این زمان بعداز ظهرهاست. بعضی اوقات برای یک نویسنده یا یک هنرمند این زمان ممکن است ساعات ابتدایی روز باشد.
آگاهی از زمان هوشیاری برای شما بسیار با اهمیت است و در صورتی که مهمترین پروژه ها را با توجه به این زمان برنامه ریزی کنید تاثیر بسزایی در افزایش کارایی شما خواهد داشت. معمولا برای انجام کارهای مهم باید در بهترین وضعیت، آسوده، گوش بزنگ و خلاق باشید. در چه مواقعی از روز اینگونه احساسی دارید؟
همچنین آگاهی از زمان های هوشیاری بیرونی نیز بسیار با اهمیت می باشد. زمانی که مشتریان و ارباب رجوع به آسانی قابل دسترس هستند. هر شخصی باید زمانی را برای سازمان دهی به زمان هوشیاری درونی و بیرونی اختصاص دهند.
درباره محمد رضا
دیدگاه شما